wat moet ik precies vermelden in een brief aan instanties over overlijden

Welke gegevens een instantie nodig heeft

Een brief over een overlijden moet in de meeste gevallen vijf dingen bevatten: de volledige naam en geboortedatum van de overledene, de datum van overlijden, het burgerservicenummer als u dat heeft, uw eigen naam en relatie tot de overledene (bijvoorbeeld partner, kind of executeur), en wat u van de instantie vraagt. Dat laatste kan zijn: een abonnement stopzetten, een uitkering beëindigen, een rekening blokkeren of een verzekering beëindigen. Hoe concreter u aangeeft wat er moet gebeuren, hoe minder kans op vertraging.

Sommige instanties vragen daarbij om een bewijs, meestal een uittreksel uit het overlijdensregister of een verklaring van erfrecht. Welke documenten wil een instantie zien bij een wijziging? legt uit welk bewijs bij welke instantie past. Bij grotere zaken, zoals een bankrekening met een aanzienlijk saldo of een huis dat op naam van de overledene stond, is vaak een verklaring van erfrecht nodig; wanneer dat zo is staat beschreven op Wanneer heb ik een verklaring van erfrecht nodig?. Een brief zonder de juiste bijlage wordt door de instantie vaak teruggestuurd of blijft liggen, wat tijd kost die u vaak niet heeft.

Waarom deze gegevens nodig zijn

De basisregistratie personen registreert een overlijden automatisch nadat de gemeente daarvan bericht heeft gekregen (artikel 2.7 van de Wet basisregistratie personen), maar instanties die niet aan die registratie gekoppeld zijn — zoals verzekeraars, energieleveranciers of verenigingen — moeten apart worden ingelicht. Zij hebben de naam, geboortedatum en overlijdensdatum nodig om de overledene in hun eigen systeem te vinden, en uw naam en relatie om te kunnen beoordelen of u bevoegd bent om iets namens de overledene te regelen. Wie ondertekent en op welke basis, staat toegelicht op hoe onderteken ik een brief als het over iemand anders gaat die overleden is.